Kommunikation ausbauen, Qualität managen

„Man sieht sich“, ist eine Floskel, die meistens eine Selbstverständlichkeit bezeichnet. Wo sich Menschen immer wieder begegnen, gelingt Verständigung eben wie von selbst. In einer großen Organisation wie dem VdM, dessen Arbeitsformen durch ehrenamtliche und daher nur gelegentlich zusammentretende Personen in Gremien und Arbeitsgruppen geprägt sind, dazu föderale und regionale Gliederungen zu räumlicher Entfernung selbst der hauptamtlichen Kräfte führen, sieht man sich eben nicht so selbstverständlich. Grund für den Bundesvorstand, einmal eine besondere Tagungsform zu erproben.

„Man sieht sich“, ist eine Floskel, die meistens eine Selbstverständlichkeit bezeichnet. Wo sich Menschen immer wieder begegnen, gelingt Verständigung eben wie von selbst. In einer großen Organisation wie dem VdM, dessen Arbeitsformen durch ehrenamtliche und daher nur gelegentlich zusammentretende Personen in Gremien und Arbeitsgruppen geprägt sind, dazu föderale und regionale Gliederungen zu räumlicher Entfernung selbst der hauptamtlichen Kräfte führen, sieht man sich eben nicht so selbstverständlich. Grund für den Bundesvorstand, einmal eine besondere Tagungsform zu erproben.Am 21./22. Februar kamen der Bundesvorstand, der Erweiterte Bundesvorstand, die Vorstandsgremien der Landesverbände sowie die Leiter der Bundesgeschäftsstelle und der Landesgeschäftsstellen im Gustav-Stresemann-Institut in Bonn zu einer gemeinsamen Tagung zusammen. Mehr als 80 Führungskräfte des VdM wollten gegebene Abgrenzungen und Begrenzungen ihrer an sich doch gemeinsamen Arbeit durchaus nicht als „gegeben“ hinnehmen, sondern eine Verbesserung der innerverbandlichen Kommunikation ins Auge fassen. Was lag da näher, als auf ein methodisches Werkzeug zurückzugreifen, das solche Zielsetzungen unterstützt und sich in der praktischen Anwendung an Musikschulen bewährt hat: Das Qualitätsmanagement nach dem Modell des EFQM. „Was der Verband seinen Mitgliedschulen empfiehlt, kann er auch für die Verbesserung der eigenen Arbeit nutzbar machen – und er sollte es vielleicht auch“, so umriss der Vorsitzende des VdM Dr. Gerd Eicker die Zielsetzung. Der Erweiterte Bundesvorstand hatte dem zugestimmt und aus der Fülle der im „Qualitätssystem Musikschule“ (QsM) beschriebenen Aspekte drei Spezifikationen zum Thema Kommunikation ausgewählt.

Bernhard Leopoldt (frey Akademie) gab eine Einführung in die Grundgedanken des Qualitätsmanagements – dann ging es in die moderierten Arbeitskreise. Und hier wiederholte sich die Erfahrung, wie sie auch aus den QsM-Implementierungen der Musikschulen bekannt sind: Die Auseinandersetzung mit der Systematik, das Erarbeiten der Methodik und die Richtungsänderung bei der Annäherung an die Inhalte brauchten ihre Zeit. Dann wurden aber zu den Themen „Führung“ (persönliches Engagement der Führungskräfte für die gezielte Kontaktpflege), „Mitarbeiterorientierung“ (strukturelle Verbesserungen der internen Kommunikation) und „Prozesse“ (Identifikation und Optimierung von Arbeitsabläufen) eine Vielzahl inhaltlicher Verbesserungsvorschläge erarbeitet.

In den Berichten aus den Arbeitskreisen wurde bestätigt, dass die QsM-Systematik durchaus eine strukturelle Leitlinie für eine konstruktive Arbeit an der Arbeit bietet, die zu konkreten Perspektiven führt. Ob und wie indes ihre systematische Anwendung auf Verbandsebene sinnvoll und machbar ist, bedarf noch weiterer Überlegungen.

Geld und gute Worte

Auf derselben Tagung wurde eine Fundraising-Konzeption für Musikschulen im VdM präsentiert. Angeregt durch einen Vortrag erteilte die Bundesversammlung in Magdeburg dem VdM 2000 den Auftrag, diese Thematik zu entwickeln. Zwischenzeitlich arbeiteten der Bundesvorstand, die Bundesgeschäftsstelle und eine Arbeitsgruppe mit der Gesellschaft für Sozialmarketing (GfS Bad Honnef/Berlin) zusammen, die nun dem Forum der VdM-Führungskräfte das Ergebnis präsentierte. Es soll den Musikschulen beziehungsweise ihren Fördervereinen eine intensivere Spenderwerbung und Erhöhung ihrer Spendeneinnahmen bescheren bei gleichzeitig reduziertem Aufwand durch eine professionelle zentrale Steuerung. Der Clou daran ist: Jede beteiligte Organisation agiert weiterhin mit ihren eigenen Adressen, als wäre sie selbstständig. Auf der Bundesversammlung in Hamm soll den Mitgliedschulen das Angebot vorgelegt werden.